Versione 1.3 Gennaio 2024

Il presente Manuale di gestione documentale (d’ora in poi Manuale) è adottato ai sensi del paragrafo 3.5 delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (d’ora in poi «Linee guida AgID»). Esso descrive il sistema di gestione dei documenti informatici, anche ai fini della conservazione, e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Regolamenta inoltre le fasi operative per la gestione informatica dei documenti, nel rispetto della normativa vigente in materia di trasparenza degli atti amministrativi, di protezione dei dati personali e delle politiche di sicurezza. Al fine di garantire lo sviluppo del processo di digitalizzazione previsto dalla normativa vigente l’Ente provvede a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese

• 1 07/12/2022 Prima edizione del documento
• 1.1 26/04/2023 Aggiornamento del paragrafo 1.6 relativo all’indicazione delle nomine del Responsabile della gestione documentale e del vicario, del Responsabile della conservazione e del vicario. Aggiornamento dei paragrafi 5.17, 5.18 e 5.21 relativo alla descrizione delle nuove modalità di gestione dei documenti afferenti agli sportelli telematici e dei documenti attinenti ai concorsi e procedure di assunzione tramite il Portale unico del reclutamento
• 1.2 22/12/2023 Aggiornamento della numerazione degli allegati
• 1.3 29/01/2024 Aggiunta dei paragrafi 5.22 e 9.4 relativi all’adesione alla Piattaforma delle Notifiche Digitali (PND) e al Servizio  Modifica dei paragrafi 4.3 e 5.17 relativi alla registrazione di protocollo automatica delle tipologie documentarie gestite tramite lo Sportello telematico polifunzionale.

Manuale di gestione documentale Versione 1.3 Gennaio 2024

Allegato n. 1 – Glossario dei termini degli acronimi Allegato 1 alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”

Allegato n. 2 - Vademecum di gestione documentale per gli uffici

Allegato n. 3 - Deliberazione della Giunta comunale di approvazione del Manuale di gestione documentale Allegato n. 4 Deliberazione della Giunta comunale di individuazione dell'Area Organizzativa Omogenea , di nomina del Responsabile della gestione documentale e del vicario, di nomina del Responsabile della conservazione e del vicario

Allegato n. 5 - Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare

Allegato n. 6 - Piano per la sicurezza informatica

Allegato n. 7 - Manuale di conservazione del Comune di Pisogne

Allegato n. 8 - Elenco dei documenti non soggetti a registrazione a protocollo

Allegato n. 9 - Istruzioni per l’attivazione e la chiusura del registro di protocollo di emergenza

Allegato n. 10 - Linee guida per l’inserimento dei dati nel protocollo informatico e per la compilazione delle anagrafiche

Allegato n. 11 - Linee guida per la pubblicazione all’albo on line

Allegato n. 12 - Piano di conservazione

Allegato n. 13 - Linee guida per la gestione dell’archivio analogico

Allegato n. 14 - Piano di classificazione

Allegato n. 15 - Piano di fascicolazione

Allegato n. 16 - Regolamento di accesso agli atti

Allegato n. 17 - Elenco dei formati accettati

Allegato n. 18 - Elenco delle istanze presentate allo Sportello telematico unificato soggette a protocollazione automatica